特定記録の出し方と追跡方法（安い郵便追跡の新商品[配達記録]）
特定記録郵便物等の送り方についての解説です。新たな郵便の取扱方法として配達記録郵便からリニューアルしました。
特定記録とは、郵便物やゆうメールに追跡できるお問い合わせ番号を付け、引き受けた記録を書面での記録を残して、
「出したはず」という不確かな郵便トラブルを避け、配達記録の時当時は不在だと相手が受け取れずに再配達依頼が必要で
手元に届くまでの時間がかかる決定を解消し、配達時には受取人の郵便受箱（ポスト）等に投函する際に配達員がデータのみで
「配達完了」を入れることにより差出人側からも「配達された」ことが確認できるように改良されたオプションです。
配達記録と同様に損害賠償はありませんので、中身の補償が必要だったり手渡しが必要な場合は
簡易書留郵便・一般書留を利用してください。
なお、特定記録の特殊取扱を付加して郵便を出す場合は郵便局の窓口に出していただきます。
出せる窓口は２４時間あります。
街中の郵便ポストに入れると記録付にならずそのまま配達されますので注意してください。
企業から個人に出される通販等の小荷物類では直接訪問してサインや印鑑をして受け渡すより、手渡しせずポストに
入れて配達完了になり、受取人の利便性を重視した追跡サービス付き小荷物配送「ゆうパケット」の利用も拡大しています。
注意
現金で窓口で料金を支払う場合は、郵便物と共に特殊取扱の希望を伝えれば切手は買わずに
窓口担当者が計算した金額分の現金を出して支払うことも可能です。
関連サイト
簡易書留郵便・一般書留の出し方（手渡し配達と中身の補償）
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○特定記録郵便物等の発送方法（差し出し方）
１．出したい郵便物を用意します
中に品物を入れるのなら輸送に耐えられる箱梱包にしてから入れます。
書類なら必要事項書いて間違いがないか、しっかり確認しておきましょう。
表面には、受取人の郵便番号・宛先（建物名称と部屋番号）・名称（名前）を記載します。
表面下部または裏面下部には、差出人の住所氏名を同様に記載します。
郵便物には「こわれもの」という扱いはありませんので、輸送中には上部に他の簡易書留や特定記録の書類が
30cm程度乗ります（A4書類30cmで10kg〜20kg）。郵便物は基本的に書類ですので重いので、重さに耐えられるよう
梱包には箱に入れていただくのが良いです。
関連
定形・定形外普通郵便の厚み制限と梱包方法例
| 特定記録書類の見本 | 荷物送付特定記録のみほん | 小物送付箱梱包特定記録のみほん |
|---|
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２．差し出すために郵便局に行きます
街の郵便差出箱（ポスト）やコンビニやには出せない種類ですので郵便局に行きます。
郵便局に行きましたら郵便窓口で差し出しを依頼し、郵便窓口担当者からどのように出すか聞かれたら
「特定記録で」と伝えます。急ぎ扱いを希望するのなら「特定記録の速達で」と伝えます。
特定記録は出したことの証明だけであり、手渡し配達とせずデータの記録のみで受取人に投函されることを
説明されますので、補償や手渡しを希望されるのなら書留を利用するように説明されます。
３．郵便料金支払い
窓口担当者は、お客さんの希望に添い作業をいたします。
まずは「特定記録（必要に応じ速達）」のスタンプを押し、特定記録のバーコードを貼り
窓口事務機でボタンを押し証紙を発行し、発行した証紙を郵便物に貼り付け、スキャナでバーコードを読み取り、
差出人と受取人の宛名面データを読み取ります。料金がいくらになったかを告げられますので
現金で支払います。切手で支払う場合は、郵便物を出すときに「切手で支払う」と必ず言う必要があります。
関連
郵便料金の支払い方法いろいろ（現金でも可能
４．領収証書と受領証の受け取り
料金を支払うと「領収証書」と「特定記録郵便物等受領証（お客様控）」が渡されますので保管します。
個人用途なら領収証書は不要ですが、受領証は相手が受け取るまでは保管しておきます。
相手が個人であるのなら受領証に記載してある特定記録番号を伝えると相手が受け取りやすくなります。
関連
「特定記録郵便物等受領証」のもらいかた
特定記録領収証書
のみほん | 特定記録郵便物等受領証レシート形式
（お客様控）のみほん |
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５．配達が行われたかの確認
１〜３日後に、特定記録受領証に書かれている番号で検索してみます。
受取人が企業なら平日に配達が行われます。
受取人が個人ならポストに入らず手渡し扱いとなった場合に不在となると不在通知書（郵便物等お預かりのお知らせ）が入りますので
再配達の依頼をしてもらいます。郵便の利用になれていない個人は、不在通知書（郵便物等お預かりのお知らせ）を無視しやすいので
相手の方に「郵便を送ったがポストに入らず不在だったようだ。ポスト（郵便受箱・ドアポスト）に不在通知が入っているので
再配達依頼してね」と伝えませんと、不在になった７日後には差出人に返送が行われてしまいます。
関連
郵便追跡結果の見方
特定記録の追跡データみほん
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定形サイズと定形外サイズの違い。
定形サイズとは比較的よくある小さめ封筒のサイズで下記の画像のようにA4サイズの用紙を３つに折ると
丁度入るサイズです。
形：長方形
短辺：9.0cm〜12.0cm
長辺：14.0cm〜23.5cm
重量：50gまで
（重量が50gを超えた場合は定形サイズ封筒でも定形外扱いとなります）
（軽く押さえても厚みが1.0cmを超える場合は定形サイズ封筒でも定形外扱いとなります）
受験票と書類の返送によく使われます。願書の出願の時に、返信用封筒として切手を貼り付けして同封することを
条件としている場合があります。
定形外サイズは定形サイズ以外の全てです。
下記のサイズですが受験等ではA4を折らずに入れられる角２封筒サイズ（24.0cm×33.2cm）が多用されています。
形：一般的には長方形
３辺：３辺合計90cmまで（最大長60cmまで）
重量：4000gまで
願書の出願時に一番多く利用されています。
特殊取扱料金
速達（280円）−一番速く発送及び輸送、及び配達を実施（250g超えは370円、1000g超えは630円）
特定記録（160円）−引受したことの証明、及びポスト投函で配達したことをデータで記録
簡易書留（310円）−引受したことの証明、及び対面で手渡しで配達し証拠を書面で記録
一般書留（430円〜）−引受したことの証明、輸送の記録、及び対面で手渡しで配達し証拠を書面で記録
注意
一般書留は単に「書留」と表現されています
「書留速達」とは、一般書留と速達の両方の取扱を同時にしてもらう表記です
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